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OA项目实施要点

一、项目实施观念
作为项目实施经理应明确,并应影响客户方明确:
1、信息化建设是一个信息化工程,是有计划、有步骤的实施的,不可能一蹴而就。
2、系统实施和应用过程中出现问题是必然的。一方面软件系统有适应性的调整,另一方面影响人们传统使用习惯和部分人的利益问题。
3、系统的使用是需要理性引导的。不要听从用户的任意需求(需求提出者提出的往往真正的需求、真正的定位),而把用户应用需求向系统产品上引导、靠近。
4、  不要企望整个系统100%的应用、使用——那是一个理想!系统有时候是作秀的、有时候是实用的、有时候是盲目的。但至少应该保证系统有一部分被使用,那怕只是电子公告!
二、项目实施策略
总结我们以往成熟经验,现提出如下项目实施策略,作为指导:
策略一:促使单位领导牵头应用
一个单位的信息化工作往往呈现为“一把手工程?#20445;?#22914;果项目没有领导来牵头,没有领导来应用,那么整个系统推广起来便缺乏力度,推广也变得难了起来。
为了促进单位领导使用,可以:
       1、 重点对领导层进行应用培训;
       2、为领导层提供最为关心的、最迫切的应用;
       3、由于多数领导往往文字输入有困难,所以给领导提供的应用功能,要尽可能地简洁、直观、易用——只须通过鼠标便可完成操作;
        1、可以考虑为领导配备?#20013;?#26495;,完成公文批注处理;
        2、利用其它策略造势、形成“围势?#20445;?#36843;使”领导去应用;
        3、拟?#25165;?#19987;人(秘书)代理领导处理相关信息,这样即使领导因太忙、或因计算机水平原因,相关电?#26377;?#24687;亦能得到及时处理。
策略二:作好推广递进层次、层层推进
一般来讲,对于公文管理、会议管理这样的纯办公应用往往较难推广、需要一定的时期才能推广开来,所以应计划好系统推广递进层次,如在前期重点推广:
        1、业务型功能模块
        2、信息发布系统
        3、内部邮件系统
        4、档案管理系统
这些系统具有易推广、实用、易应用起来等特点。
这些系统得以推广后,便可以推广其它各个系统的使用,从而达到整个系统的应用。
策略三:制度促进
?#20174;?#31649;理部门(尤其是办公室部门)密?#20449;?#21512;,制定相关规章制度,明文要求一些公告、文件、政务必须?#26377;?#21516;办公管理?#25945;?#19978;进行流转,同时切断原有的、传统的纸?#24066;?#24687;流转方式。
策略?#27169;?#29616;场值守及时响应、解决问题
凡是系统,在使用过程中或多或少都会出现这样、那样的问题。如果这些问题不能得到及时答复、解决,便可能影响用户使用信心,也可能出现一些负面声音,这对信息主管部门和领导会产生很大的压力和影响。因此,这些问题必须消除在萌芽中。
策略五:帮助完成数据采编、输入等初始处理
迅速完成基础数据的处理可以有效促进整个项目的早日启动和使用。
在一般的电子政务、OA办公系统项目中,许多服务商认为数据采编、初始工作是由用户单位来作的,不能“越俎代庖”。但实际上客户方由于前期对于系统的理解、数据整理的不熟悉,整个初始工作往往?#26495;?#24310;”很长时间,使整个项?#31185;?#21160;拖延。
策略六:充分发挥“?#35762;?#30563;办系统”的作用
?#20174;上?#20851;管理人员利用?#35762;?#30563;办系统促进各个部门、人员充分利用协同办公管理?#25945;ā?
策略七:发?#37038;只?#30701;信自动通知、通告功能
?#21482;?#30701;信是人们目前最熟悉、使用最多的工具,将系统与?#21482;?#30701;信结合起来。?#21482;?#23558;时时提醒“您”去使用系统了。
策略八:发挥客户方信息中心、系统管理员作用
系统实施主要力量还是要靠信息中心、系统管理?#20445;?#32780;核心力量是“我们”。策略流程:
 

发?#26377;?#24687;中心、系统管理员能动性非常关键,不要让客户系统管理员有依赖心理。因为你不可能整日泡在客户方现场啊!而且这样可以大大节省公司的培训费用。
另外,办公室之类部门是系统使用的关键部门,应由信息中心积极去联合、共同推广。
策略九:关于公文系统处理
每一个单位都关系公文系统,政府部门更是如此!但是公文系统往往是最难用起来的,关键原因有两个:
1、改变人们传统公文习惯,一下子是比较难以?#37038;?#21644;习惯的。
2、如果一些领导不熟悉计算机便必须造成公文流程的“?#31995;恪保?#21478;外领导潜意识里的“权力?#22791;?#35273;被剥夺。
3、纸质文件是不可能一下取消的(政府更是如此)。
所以建议:
     1、   系统演示时,可以?#27493;?#25972;个公文处理的完善性、灵活性——不能?#33804;司?#24471;你的公文系统太简单、没有函量。
      2、 实施时候,简单化处理——即公文流程过程还是传统模式手工批注,结束时再电子化、成文、归档,其它收阅人则通过系统收阅电子文件即可。
      3、  对言之:这是一个过程、不要一蹴而就。
这样,一方面解决了纸质文件需留存、领导难点、使用习惯等问题,同时保证系统的完整性,也为单位节省了大量的纸张费用、文件传递费用(主要解决文件抄送、传送之费用——这也是大头)。
 如果项目实施人员能够灵活把握以上各点,那么系统的实施成功率则会大大提高!

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